Menamai File dengan Tanggal? Jangan Gunakan Format DDMMYY!

Pernahkah kawan merevisi suatu dokumen, tetapi setelah sekian lama justru membutuhkan dokumen yang lama? Hal seperti ini biasanya sering dirasakan oleh para desainer, programmer, mahasiswa, dan peneliti.  Biasanya untuk mengatasi hal ini, kita akan membuat dokumen yang baru setiap kali hendak melakukan pengeditan (baik dengan cara save as maupun menyalin dokumen sebelum pengeditan). Akan tetapi, banya di antara kita yang menamai dokumen dengan imbuhan yang membingungkan. Misalnya, dokumen yang awalnya bernama data_mahasiswa menjadi data_mahasiswa2, data_mahasiswa_baru, data_mahasiswa_lebihbaru, data_mahasiswa_palingbaru, dan lain-lain. Tentunya hal ini akan membuat kita bingung nantinya. Nah, salah satu penandaan yang baik adalah dengan mencantumkan versi menjadikan tanggal pengeditan sebagai tanda versi itu sendiri.

Mengapa tidak mengandalkan “date modified” saja?

Pertama, hal ini karena date modified hanya akan terlihat jika setting view folder adalah details atau content. Kedua, jika kita menulis tanggal setelah nama, maka pengurutan nama akan menjadi pengurutan tanggal juga. Ketiga, bisa jadi tanggal yang ingin kita cantumkan adalah tanggal rapat atau diskusi, bukan tanggal pengeditan terakhir.

Bagaimana penulisan tanggal yang baik?

Jika kawan lebih mengutamakan nama dokumen, format <nama dokumen><YYMMDD> lebih baik. Akan tetapi jika ingin pengurutan berdasarkan tanggal dan bukan nama dokumen, format <YYMMDD><nama dokumen> bisa menjadi pilihan. Format YYMMDD lebih unggul daripada DDMMYY karena penulisan tahun yang lebih dulu akan membuat dokumen dikelompokkan berdasarkan tahun, bulan, baru kemudian tanggal. Jika kita menulis dengan format DDMMYY, maka semua dokumen yang ditulis di tanggal muda akan berada di atas. Contoh: Laporan Keuangan 130823.

Apakah ada metode lain yang bisa membantu menjaga dokumen yang bersifat dinamis?

Jika kawan menggunakan google drive maupun dropbox, ada fitur yang bisa mengembalikan versi lama dari suatu dokumen. Sehingga, jika dalam suatu kelompok ada yang melakukan pengeditan dokumen dan ternyata versi lama masih dibutuhkan, kita masih bisa menyelamatkan versi lama dari dokumen tersebut.

Mengapa dokumen lama tidak dihapus saja?

Hal ini karena versi lama dari dokumen bisa saja masih berguna. Misalnnya saja kita diminta merevisi suatu dokumen, kemudian kita menghapus beberapa bagian dari dokumen tersebut, dan ternyata reviewer menginginkan beberapa bagian yang kita hilangkan tersebut dikembalikan. Tentu saja fitur undo tidak selamanya bisa membantu kawan. Jadi, lebih aman untuk menyalin dokumen.

Sekian, terima kasih.